1.委託銷毀文件需為依法須銷毀文件或重要文件(一般文件恕不受理)，且數量需為大宗(大宗的定義:數量需至少為能裝滿長43公分*寬30公分*高25公分(約為A3影印紙包裝箱大小)紙箱容量)。
2.原則上彙整於每年7月份統一清運銷毀。
3.私人文件不受理。
4.申請單位於搬運通知銷毀日期時間，將銷毀文件搬運至指定集中地點。
5.搬運產生費用，由各申請單位支付。
6.其他特殊配合事項應詳載於『備註』欄內。
7.本單一式一聯：申請單位→總務處事務組審核→總務長核定→總務處事務組派工→申請單位點交→事務組會點→銷毀廠商點收→事務組存檔。