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小額採購之指定通路自購核銷作業

長庚科技大學 總務處 通知單
地 址:333桃園市龜山區文化一路261號
承 辦 人:周鴻奇
電 話:03-2118999分機5595
傳 真:03-2118866
受文者:全校各部門
發文日期:中華民國110年12月8日
發文字號:長庚科大總字第1102212001號
速別:普通件
密等及解密條件或保密期限:
附件:如文
主旨:公告修訂小額採購之指定通路自購流程,自2021年12月8日起實施。請 查照。
說明:
一、為簡化小金額採購案件購買方式,設「小額採購之指定通路自購流程」,針對單項(含稅)購買金額台幣10,000元(含)以下,開放由請購部門自行從指定通路購買,並依發票報銷。作業重點如下:
(一)指定通路:
1.指定虛擬通路:PCHome線上購物(不含商店街)、Yahoo購物中心(不含超級商城)、台塑購物網、福機裝。
2. 指定實體通路:家樂福、大潤發、特力屋、丁丁連鎖藥妝、振宇五金、小北百貨、台塑生醫(限廠院區門市) 、長庚生技(限廠院區門市)、台朔環保(限廠院區門市) 、福機裝、全聯公司。
(二)作業流程:
1.請購部門如遇有需要,針對「小金額非合約材料」或「有合約但用量小於合約最小包裝量」(不含工程料)者,請購部門可自行於指定通路自行購料,自行購料前應先開立小額採購之指定通路自購前置Check List,呈核部門一級主管核定。
2.請購部門自行至總務處公告適用之網路商城或實體連鎖量販店購買(代墊付款),且應索取發票(含統編)及購物明細。
3.料品購買到貨後,應清點數量及確認品質規格無誤。買錯或有瑕疵時,應於鑑賞(猶豫)期限內辦理退貨,不應再辦理費用報銷
4.料品購買或網購到貨後,應清點數量及確認品質規格無誤,至ERP「非常備請購電腦作業→資料輸入→資材類小額材料費用報銷輸入」螢幕立案(報銷類別選擇[一般小額自購(指定通路)])並印出單據黏貼單。
5.請購部門將核簽完成之資材類小額材料單據黏貼單並檢附小額採購之指定通路自購物品材料照片單、發票、購物明細、小額採購之指定通路自購前置Check List、小額採購之指定通路自購核銷Check List,送交審核專人辦理核銷。
6.審核專人審核小額採購之指定通路自購前置Check List、ERP材料編號及品名規格查詢畫面、小額採購之指定通路自購核銷Check List,確認其合理性,通過後陳校長核定。
7.會計部門於付款前審核資材類小額材料單據黏貼單及其檢附之小額採購之指定通路自購物品材料照片單、發票、購物明細、小額採購之指定通路自購前置Check List、ERP材料編號及品名規格查詢畫面、小額採購之指定通路自購核銷Check List是否有誤,付款審核無誤後,始辦理付款(支付予代墊人員)。
8.詳細程序、表單請參考附件。
二、為避免本作業遭不當濫用或報銷內容經審核屬不合理者,異常責任歸屬人員予以扣減考績以資警惕。另有累犯之情形者,上級主管督導不周亦應連坐外,並應檢討異常發生原因及改善對策。
正本:全校各部門
副本:
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